Por dentro do Guia de Estilo: o maior aliado de um bom UX Writer
Descubra como o guia de estilo vai ajudar a padronizar sua comunicação, alinhar a comunicação do seu produto e garantir uma experiência de usuário mais consistente.
Nas últimas edições, expliquei para você sobre o Vocabulário controlado, Tom e Voz e até como criar um Glossário para o seu produto. Mas você sabe, além de serem ferramentas essenciais para o trabalho de um UX Writer, o que eles têm em comum? Eles fazem parte do Guia de Estilo.
Quando se trata de comunicação, qualquer variação de tom ou vocabulário pode deixar os usuários confusos e impactar negativamente a experiência. É aí que entra o guia de estilo, o divisor de águas na qualidade e clareza da comunicação de um produto.
“Ah, mas o Guia de estilo é tão importante assim?”. Vamos lá: imagina que um usuário esteja navegando em um aplicativo de saúde e se depare com diferentes termos para a mesma função. Em um momento, ele tem “agendamento”, e, em outro, “marcação de consulta”.
Essa pequena variação pode parecer inofensiva, mas cria ruído e atrito na navegação, prejudicando a fluidez da experiência. E em casos de aplicativos financeiros, por exemplo, é o que separa o sucesso do seu produto de um golpe no seu usuário.
Além de evitar confusões para o usuário, o guia de estilo evita essas inconsistências ao padronizar a linguagem e alinhar toda a comunicação em uma mesma abordagem. Ele se torna um ponto de referência, permitindo que a equipe se concentre no que realmente importa: entregar uma experiência de usuário intuitiva e coerente.
Então, se você ainda não tem um guia de estilo ou está adiando a criação do seu, talvez seja o momento de reconsiderar. Bora conferir como fazer isso ser menos doloroso? É bastante trabalho, mas vale à pena.
O que é o Guia de Estilo e Escrita?
O guia de estilo e escrita é um documento que estabelece as regras e diretrizes para a criação de conteúdo. Ponto.
Ele aborda aspectos como tom de voz, formatação, uso de termos técnicos, pontuação, entre outros. E seu objetivo é unificar a forma como os conteúdos são produzidos, garantindo que toda a comunicação de uma marca ou produto seja coerente e clara.
É isso que torna a experiência do usuário mais fluida e facilita a colaboração entre equipes que se envolvem na comunicação com o cliente, como CX, Produto, CS e Marketing, por exemplo.
Por que ele é importante?
A principal função de um guia de estilo é evitar inconsistências na comunicação. Sem ele, cada membro da equipe pode usar um estilo ou um vocabulário diferente, gerando confusão para os usuários, como o exemplo do aplicativo de saúde que eu mencionei anteriormente.
Pensando nisso, é fácil imaginar como o guia de estilo gera benefícios, como:
Consistência: todos os membros da equipe seguem as mesmas diretrizes, criando uma comunicação uniforme.
Eficiência: com regras claras, o tempo gasto em revisões e correções é reduzido.
Onboarding mais rápido: novos membros da equipe conseguem se adaptar rapidamente ao estilo de escrita adotado pela empresa.
Clareza para o usuário: a padronização da linguagem facilita a compreensão e evita ambiguidades.
Por exemplo: se em uma plataforma de e-commerce, o uso consistente de termos como "carrinho de compras", variações como "sacola" ou "cesta" não existirão, e isso ajuda a criar uma experiência de navegação mais intuitiva e previsível para o usuário.
Como criar um Guia de Estilo?
Eu não vou romantizar nem mentir: criar um guia de estilo pode parecer uma tarefa desafiadora e é. Você precisa pensar em uma série de particularidades do produto e marca, históricos com clientes, e outros guias - que vão complementando esse “guia maior”, por assim dizer - em consideração.
Mas feito é melhor do que perfeito (clichês da vida real) e você pode começar a criar o seu considerando alguns pontos, como:
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1. Defina o Tom e Voz
O primeiro passo é definir o tom e voz da marca. Ele será formal ou descontraído? Amigável ou técnico?
O seu manual de tom e voz reflete a personalidade da marca e vai influenciar diretamente como os usuários interagem com o conteúdo e até as escolhas gramaticais e ortográficas que você precisa ter no seu guia.
Exemplo: A voz de uma fintech pode ser técnica e precisa, enquanto a de uma plataforma de entretenimento pode ser mais leve e descontraída.
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2. Estabeleça regras de gramática, pontuação e ortografia
Decida como serão usados os elementos gramaticais, como vírgulas, pontos de exclamação, maiúsculas e outros. A padronização dessas regras evita erros comuns e facilita o trabalho de revisão.
E uma dica: não esqueça de decidir se você usará ponto final em títulos e se permitirá o uso de gírias ou expressões regionais! Muita gente esquece disso e vira um ponto de atrito desnecessário.
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3. Escolha o vocabulário mais adequado
Sabe o que mencionei sobre regionalismos acima? Um bom guia de estilo deve incluir uma lista de termos preferenciais e termos proibidos.
Isso garante que todos utilizem o mesmo vocabulário, sem criar confusão para o usuário.
Exemplo: em um aplicativo financeiro, “dinheiro de volta” será sinônimo de cashback ou estorno? Você precisa ter tudo isso definido e documentado para manter a clareza.
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4. Exemplifique sempre que possível
Inclua exemplos práticos de como aplicar as diretrizes do guia no dia a dia. Isso ajuda a equipe a entender o uso correto das regras estabelecidas e evita confusões em pontos mais críticos da experiência, como a estrutura de mensagens de erro ou notificações de sucesso.
Como usar o guia no dia a dia
Uma vez que pronto, é importante garantir que seu guia seja conhecido e rode a empresa, indo parar em todas as equipes que se comunicam com clientes, fornecedores, usuários e relacionados! Por isso:
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Compartilhe o guia com todo mundo.
Certifique-se de que todos os envolvidos, desde redatores até desenvolvedores, tenham acesso fácil ao documento.
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Use o guia em revisões de conteúdo e critiques.
Durante as revisões, sempre consulte o guia para garantir que o conteúdo esteja alinhado com as diretrizes.
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Promova Workshops e treinamentos.
Eu sou uma entusiasta do compartilhamento de conhecimento (cacofônico, mas verdadeiro!). Então sugiro humildemente que você organize sessões periódicas com a equipe para revisar o guia e discutir possíveis atualizações, ensinando como usá-lo, o que ele levou em consideração…
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Isso advoga a favor do guia e ainda espalha a palavra do UX Writing na empresa
nós agradecemos!.
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Mantenha o guia sempre atualizado.
Assim como todas as outras ferramentas de escrita, o guia de estilo não é um documento estático. À medida que o produto evolui, o guia deve ser revisado para refletir as novas necessidades da marca, então faça revisões, estabeleça um cronograma para revisar o guia e incluir novas diretrizes conforme o produto ou serviço se expande.
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Mais que isso, peça Feedback para os times, permita que sugiram melhorias e identifiquem áreas que precisam ser ajustadas. Se você quer que todo mundo use o guia, eles precisa ajudar à todo mundo, não esqueça disso.
Diferença entre o guia de estilo e o Vocabulário controlado
Eu já dei a deixa, lá em cima, de que normalmente o vocabulário controlado é uma parte do guia. Mas para deixar mais claro: embora ambos os guias tenham o objetivo de padronizar a comunicação, eles têm funções distintas.
O guia de estilo se concentra em como o conteúdo deve ser escrito, abrangendo aspectos como tom, gramática e estrutura. Já o vocabulário controlado foca na padronização de termos e expressões, garantindo que o mesmo termo seja utilizado de forma consistente em todo o produto.
Por exemplo, o guia de estilo define como escrever "mensagem de erro", enquanto o vocabulário controlado é quem define que "mensagem de erro" é o termo que deve ser usado no lugar de "erro de sistema" ou "falha".
Um guia de estilo bem estruturado pode ser a diferença entre uma experiência de usuário fluida e uma jornada marcada por inconsistências que confundem e frustram. No entanto, a criação desse guia não é apenas uma questão de estabelecer regras: trata-se de garantir que a essência da marca seja capturada e refletida em cada interação.
Bonito né? Mas sério: você já se perguntou se sua comunicação está alinhada com a identidade que sua marca ou produto querem transmitir?
A clareza e a coesão não são apenas benéficas para os usuários, mas também para as equipes que colaboram na construção de um produto. Quando todo mundo segue as mesmas diretrizes, o processo de criação de conteúdo se torna mais eficiente, reduzindo a necessidade de revisões repetitivas e acelerando o fluxo de trabalho - e aliviando e evitando a sobrecarga do UX Writer.
Além disso, um guia de estilo bem aplicado pode transformar a experiência do usuário, tornando cada interação com o produto mais previsível e agradável. Pequenos detalhes, como a escolha das palavras ou o ajuste do tom em diferentes contextos, podem ter um impacto significativo.
Criar e manter um guia de estilo não é um esforço pontual, mas uma prática contínua de refinamento e adaptação. O que funciona hoje pode precisar de ajustes amanhã, e essa flexibilidade é importantíssima para garantir que sua comunicação permaneça relevante e fazendo sentido pra todo mundo.
Mas e aí, será que sua equipe está usando o guia de estilo? Todos entendem a importância de seguir essas diretrizes, seu guia está sendo revisado com a frequência necessária? Ou chegou a hora de revisitar o seu guia de estilo e alinhar ele com a evolução do produto e as necessidades dos seus usuários?
Não li, Nem lerei: um Resumão
O Guia de Estilo é a coluna vertebral da comunicação e do trabalho do UX Writer, ouso dizer. Então lembre que:
Ele evita variações de termos que confundem o usuário.
Garante que todos os membros da equipe sigam as mesmas diretrizes.
Alinha a comunicação de toda a equipe, reduz tempo de revisão e correções.
Padroniza termos e linguagem.
É formado por, entre outros pontos, Manual de Tom e Voz, conjunto de Gramática e Pontuação, Vocabulário controlado e Glossário.
Deve ser compartilhado! Garanta que todos na empresa tenham acesso ao guia.
Deve ser vivo! Crie um cronograma de revisão e permita que a equipe sugira melhorias.
Use o guia como referência nas críticas e revisões.
Organize sessões para ensinar sobre o uso e atualizar a equipe sobre novidades e implementações.
Se você gosta dos meus conteúdos, pode ler outros textos e artigos no Medium.
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