Guia de Vocabulário Controlado: como falar sempre a mesma coisa - e da mesma maneira
Aquela força para você precisava para criar e advogar a favor dos padrões na comunicação da sua empresa.
Na última edição, mencionei algumas ferramentas que fazem a vida do UX Writer mais simples e tranquila. Afinal, trabalhar como UX Writer é mais do que apenas escrever textos envolventes e funcionais: é também garantir que todas as partes envolvidas em um projeto usem a mesma linguagem e estilo.
Isso é essencial para criar uma experiência de usuário (UX) consistente e clara. E uma das ferramentas mais eficazes para alcançar essa consistência é o Guia de Vocabulário Controlado.
Então bora entender o que é um vocabulário controlado, como ele funciona, ter exemplos práticos de sua aplicação e dicas para você, UX Writer, criar e implementar essa ferramenta no seu trabalho!
O que é um Guia de Vocabulário Controlado?
O Guia de Vocabulário Controlado é um documento que define um conjunto específico de termos, frases e expressões que devem ser usados de maneira padronizada em todas as comunicações de um produto ou serviço. Fim.
Esse guia evita (ou deveria evitar) a confusão que pode surgir quando diferentes membros de um time ou empresa se referem à algo - e, sem ele, acabam usando sinônimos, termos variados e palavras sempre diferente para… se referir à mesma coisa.
Ou seja: com o vocabulário controlado, definimos termos preferenciais e termos proibidos, padrões que garantem que a comunicação seja clara, precisa e eficiente.
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Por que ter um vocabulário controlado é importante?
Quando pessoas diferentes - interfaces diferentes, pontos de contato diferentes - usam termos diferentes para a mesma funcionalidade ou conceito, o resultado gera confusão tanto internamente quanto para os usuários finais. Isso sem mencionar a falta de segurança e clareza!
Afinal, pensa em um aplicativo de saúde onde “consulta” e “atendimento” são usados alternadamente. Ou um aplicativo financeiro em que “Pagar” e “Quitar” são sinônimos?
Essa variação pode fazer com que o usuário não saiba se ambos os termos significam a mesma coisa ou são algo diferente. Então o vocabulário controlado ajuda a eliminar essa ambiguidade, definindo claramente quais termos usar em cada contexto.
Principais benefícios de um Guia de Vocabulário Controlado:
Consistência: Garante que todos na equipe, de redatores a desenvolvedores, utilizem os mesmos termos, criando uma experiência de usuário uniforme.
Clareza: Elimina o uso de sinônimos e variações desnecessárias que possam causar confusão.
Facilidade de tradução: Um vocabulário consistente facilita a tradução e localização do conteúdo para diferentes idiomas e culturas.
Redução de erros: Reduz os riscos de erros de interpretação, especialmente em produtos que envolvem terminologias técnicas.
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Como criar meu Guia de Vocabulário Controlado?
Criar um Guia de Vocabulário Controlado vai tomar tempo. Então tenha um bom planejamento e peça, inclusive, ajuda do seu time - ter opiniões e colaboração de times de atendimento, por exemplo, ajuda bastante na hora de criar um guia que realmente funcione e fale como/com os usuários!
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Para começar:
Identifique os Termos Relevantes
Faça uma lista de todos os termos usados no seu produto, incluindo termos técnicos, nomes de funcionalidades, ações de usuários e quaisquer expressões específicas que sejam importantes para o contexto.
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Defina termos preferenciais e proibidos
Para cada termo listado, decida se ele é preferencial (deve ser usado) ou proibido (não deve ser usado). Inclua uma explicação clara de por que cada termo foi escolhido ou evitado.
Por exemplo: em um aplicativo bancário, “transferência bancária” pode ser o termo preferido, enquanto “envio de dinheiro” deve ser evitado para evitar confusão.
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Contextualize o uso dos termos
Inclua exemplos de uso correto e incorreto dos termos para garantir que todos na equipe compreendam como aplicá-los no contexto certo.
Isso ajuda a evitar o uso inadequado, algo que prejudica a comunicação.
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Consulte os stakeholders e times de comunicação
Envolva outros membros da equipe, como designers, desenvolvedores e suporte ao cliente, para garantir que o guia de vocabulário reflita a realidade de uso de todos os envolvidos no desenvolvimento do produto.
Não adianta você criar algo que será funcional apenas para o time de design e não vai ser aplicado pela resto da empresa. Isso não resolve o problema, só mascara.
Mantenha o Guia Atualizado
Com o tempo, novos termos surgirão e outros poderão se tornar obsoletos (forma chique de dizer cair em desuso, tá?), então faça revisões constantes para manter o guia relevante e útil.
Exemplos de aplicação de Vocabulário Controlado
Não está convencido? Vou te trazer alguns exemplos para advogar a favor da criação do Guia de Vocabulário Controlado:
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Aplicativos de Saúde
Em um aplicativo para agendar consultas médicas, o termo "consulta" deve ser o termo preferencial, enquanto "atendimento" pode ser proibido para evitar confusão em relação ao atendimento ao cliente, por exemplo.
Assim, no guia, você deve especificar que "consulta" é usado para descrever uma sessão programada com um médico. Em alguns casos, como apps de hospitais, pode surgir até outra variação: "visita", que pode ser usada para visitas informais ou de acompanhamento.
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Produtos financeiros
Em um banco digital, um Guia de Vocabulário Controlado pode definir termos como "saldo disponível" em vez de "dinheiro em conta", a depender do seu público.
Ou um ponto famoso: dinheiro de volta. Que pode significar tanto cashback quanto estorno.
Aqui, o Guia elimina a ambiguidade e deixa claro para o usuário o que significa cada termo. E pode incluir orientações sobre como explicar taxas ou juros de forma simples e direta, por exemplo.
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E-commerce e Marketplaces em geral
Em um site de vendas, um vocabulário controlado pode ajudar a garantir que termos como "carrinho de compras" sejam usados consistentemente, em vez de termos similares como "sacola" ou "cesta".
Isso facilita a navegação e reduz a carga cognitiva dos usuários.
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Softwares de gestão de projetos
Termos como "tarefas", "projetos", "marcos" e "atividades" podem ter significados diferentes dependendo do software e do que você quer fazer. Ou podem siginificar a mesma coisa em um primeiro uso…
Um vocabulário controlado esclarece esses termos para evitar confusão. Por exemplo, "marco" pode ser definido como um ponto significativo no projeto, enquanto "atividade" é uma tarefa individual.
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Dicas práticas
Para garantir que seu Guia de Vocabulário Controlado seja adotado e aplicado, aqui estão algumas dicas práticas:
Eduque a equipe: Ofereça workshops e treinamentos regulares para explicar a importância do vocabulário controlado e como utilizá-lo. Mostre exemplos de quando uma comunicação inconsistente causou problemas.
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Crie um repositório centralizado: Mantenha o guia de vocabulário em um local de fácil acesso, como um wiki interno ou uma plataforma de colaboração. Assim, todos na equipe podem consultar o guia sempre que necessário.
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Incorpore feedback: Esteja aberto a sugestões da equipe para melhorar o guia. Eles podem identificar termos que estão faltando ou sugerir ajustes que tornem o guia ainda mais claro.
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Use ferramentas de gestão de conteúdo: Utilize ferramentas que ajudem a gerenciar e aplicar o vocabulário controlado automaticamente, como plugins de Figma ou sistemas de gerenciamento de conteúdo que alertam sobre inconsistências.
Integração com outros guias
O Guia de Vocabulário Controlado funciona melhor quando é integrado com outros guias, como o Guia de Estilo e o Guia de Voz e Tom.
Enquanto o Guia de Estilo define as regras de formatação e estrutura dos textos, e o Guia de Voz e Tom define a personalidade e como ela deve ser comunicada, ao mesmo tempo em que o Vocabulário Controlado assegura que todos usem os mesmos termos e expressões.
Juntos, esses guias garantem que o conteúdo seja coeso e eficaz. Sua criação é um passo fundamental para garantir a consistência e clareza na comunicação de um produto digital.
Eles facilitam o trabalho de toda a equipe, desde o UX Writer até os desenvolvedores e tradutores, e ajuda a criar uma experiência de usuário mais intuitiva e eficiente.
Como você está garantindo a consistência no seu trabalho de UX Writing? Será que está na hora de atualizar ou criar seu próprio guia de vocabulário controlado?
Não li, Nem lerei: um Resumão
O Guia de Vocabulário Controlado define termos padronizados para uso em todas as comunicações do produto, eliminando variações desnecessárias.
É importante pois garante consistência, clareza e reduz erros de interpretação em produtos com terminologias técnicas ou específicas.
Para criar um Guia de Vocabulário Controlado:
Identifique termos relevantes.
Defina termos preferenciais e proibidos.
Contextualize o uso dos termos.
Consulte stakeholders para feedback.
Mantenha o guia atualizado.
Eduque a equipe, crie um repositório centralizado, incorpore feedback e use ferramentas de gestão de conteúdo.
Integre seus guias. O Guia de Vocabulário Controlado funciona melhor quando integrado ao Guia de Estilo e ao Guia de Voz e Tom, criando uma comunicação coesa.
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