Facilite a sua vida: Ferramentas essenciais para UX Writers
Como criar guias e recursos que melhoram a consistência, clareza e colaboração de todo o time na produção e aplicação do seu conteúdo.
A produção de conteúdo focado em experiência da pessoa usuária vai muito além de escrever textos agradáveis e bem formatados. Para garantir que a comunicação seja clara, consistente e eficiente - regrinhas de Writing - é importante que a pessoa UX Writer tenha - ou crie! - uma série de ferramentas que padronizam a linguagem e facilitam a integração e acesso ao conteúdo pelo restante da equipe.
Esses recursos são fundamentais para manter a uniformidade e consistência na experiência do usuário, dar mais autonomia ao time - e menos sobrecarga aos Writers - e ainda garantir que todos da equipe, de designers até desenvolvedores, estejam alinhados quanto ao estilo, tom e vocabulário utilizado, por exemplo.
Entre as principais ferramentas que um UX Writer deve criar estão os guias de estilo, voz e tom, vocabulário controlado, e microcópias. E cada um desses elementos desempenha um papel MUITO³ importante na manutenção da identidade da marca, na comunicação e na otimização da experiência do usuário.
Quando padronizamos termos, estruturamos mensagens de erro e adaptamos a comunicação para diferentes contextos, não só prevenimos erros e a melhoramos as interações do usuário com o produto, mas também facilitamos a vida de todos que terão contato com o conteúdo e criamos uma cultura que advoga à favor da nossa disciplina - e isso é muito necessário.
Além disso, a criação de alguns desses guias é fundamental para garantir que o conteúdo seja inclusivo e relevante em diversos mercados e para diferentes perfis de usuários. Essas ferramentas não só melhoram a usabilidade e a satisfação do usuário, mas também ampliam o alcance do produto.
De forma bem breve, vou mencionar aqui algumas das principais ferramentas que vão melhorar sua vida como UX Writer e dar mais autonomia para o seu time. E não se preocupe: nas próximas edições vamos destrinchar cada uma delas… com exemplos.
1. Guia de estilo (Style Guide)
O guia de estilo é a base para a produção de conteúdo de qualquer equipe.
Ele estabelece desde as regras de formatação e estilo até o tom que deve ser usado em todas as comunicações. Da escolha de palavras até a pontuação, tudo é documentado nele para garantir que todos os membros da equipe, antigos ou novos, estejam alinhados.
O guia de estilo é uma bússola de decisões cotidianas, uma referência para resolver dúvidas rápidas sobre o uso de termos específicos.
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2. Guia de Tom e Voz
Definir o Tom e Voz da marca é importante para manter a comunicação coerente em diferentes contextos. E esse guia ajuda a equipe a entender como adaptar a comunicação de acordo com a situação.
Afinal, uma mensagem de erro deve ter um tom diferente de uma notificação de sucesso, mas como fazer isso? Qual a diferença? Por qual motivo?
Esse guia traz reforços sobre a voz da marca ser sempre consistente, e exemplos sobre o tom - que pode variar conforme o contexto - e como isso deve ser feito, garantindo uma experiência humanizada.
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3. Vocabulário Controlado
O vocabulário controlado padroniza todos os termos e expressões da comunicação do produto.
Através dele sinônimos e variações desnecessárias são eliminados, evitando confusão na hora de estabelecer como as coisas são aplicadas ao produto. É aqui que você define, por exemplo, termos que podem ser usados e os que são proibidos, explicando o uso e garantindo mais precisão e consistentência no conteúdo.
O vocabulário controlado melhora a clareza, facilita a localização e tradução de conteúdo e, em produtos com terminologias técnicas ou específicas - como produtos financeiros - diminui bastante a chance de erro quando os times vão se comunicar.
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4. Glossário
Melhor amigo do vocabulário controlado - e muitas vezes confundido com ele - o glossário é quem oferece definições claras para termos específicos usados no produto ou serviço.
Enquanto o vocabulário diz o que pode e deve ser usado, é no glossário que você vai alinhar a compreensão de toda a equipe sobre jargões e termos técnicos de forma mais aprofundada.
Inclusive, com um glossário bem feito você facilita ate o onboarding de novos membros na equipe.
5. Repositório de Microcópias
As microcópias - ou microcopys -, são os textos de botões, mensagens de erro e placeholders.
Obviamente elas têm um impacto significativo na experiência da pessoa usuária e esse repositório é onde você vai estabelecer as diretrizes para a criação desses textos curtos.
No repositório, traga exemplos de boas práticas e dicas para escrever microcópias claras e úteis, além de exemplos de aplicações que já fazem parte do produto e o que deve ser evitado.
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6. Guia de acessibilidade
Garantir que o conteúdo seja acessível a todos, independentemente de suas habilidades, capacidades ou instrução, é uma responsabilidade fundamental do UX Writer. Ponto.
Por isso, ter um guia de acessibilidade é a forma mais rápida, segura e direta de registrar diretrizes sobre como criar textos alternativos (alt text), garantir legibilidade e usar linguagem simples, entre outras coisas.
Guias mais robustos e especializados podem, inclusive, explicar como adaptar o conteúdo para tecnologias assistivas e considerar diferentes ajustes para melhorar a inclusividade do produto.
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7. Guia de Localização e internacionalização
Se o seu produto for internacional, global, ou até estiver em expansão, é com o guia de localização que você vai instruir e direcionar a adaptação do conteúdo.
Afinal, não estamos falando apenas de diferentes idiomas, mas culturas. Por isso todas as mensagens devem ser consistentes em todos os outros tópicos mencionados (estilo, tom, voz, acessibilidade) e, também, culturalmente apropriadas.
Expressões idiomáticas, formatos de data e hora e mudanças culturais são importantes e devem ser consideradas.
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8. Suporte
As mensagens mais temidas pelos UX Writers, como mensagens de erro e conteúdo de suporte, são determinantes na experiência da pessoa usuária. Agora imagina se elas forem ofensivas ou fora do tom?
Um guia de suporte traz dicas sobre como criar mensagens de erro que sejam claras e úteis, além de garantir o uso de um tom empático na hora de corrigir erros e indicarem ações.
Se você quiser ampliar esse guia com um repositório de mensagens padrão, no caso de erro e suporte, é uma ideia que dá bastante trabalho mas vai otimizar DEMAIS o seu trabalho - e da sua equipe.
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A criação desses guias facilita a comunicação entre equipes e garante que todos os conteúdos estejam alinhados. Guias como os de estilo, vocabulário controlado, e microcópias criam padrões que ajudam a manter a consistência e a clareza em todas as etapas de desenvolvimento do conteúdo.
Ao mesmo tempo, guias voltados para acessibilidade e localização garantem que o conteúdo seja inclusivo e apropriado, aumentando o alcance da mensagem e a eficácia do produto em diferentes situações e para diferentes perfis de usuários.
Embora trabalhosos, esses guias e ferramentos são a base sólida para a produção de um conteúdo de alta qualidade. No fim, investir tempo e esforço na criação desses recursos resulta em algo mais coeso, intuitivo e eficiente, além de uma experiência de usuário mais segura e consistente.
E justamente pensando nisso, as próximas edições vão ser focadas - e trarão exemplos e dicas úteis - para a construção de cada uma dessas ferramentas. Se liga e vem junto!
Não li, Nem lerei: um Resumão
UX Writers precisam de ferramentas que padronizem a linguagem e facilitem a integração da equipe para garantir clareza, consistência e eficiência na produção de conteúdo. Guias como estilo, voz e tom, vocabulário controlado, e microcópias são essenciais para manter a uniformidade e consistência, proporcionando autonomia ao time e reduzindo a sobrecarga dos Writers.
Guia de Estilo (Style Guide): Define regras de formatação, estilo e tom para alinhar todos os membros da equipe quanto à linguagem e uso de termos específicos.
Guia de Voz e Tom: Ajuda a adaptar a comunicação conforme o contexto, mantendo a voz da marca consistente e humanizando a experiência do usuário.
Vocabulário Controlado: Padroniza termos e expressões, eliminando sinônimos e variações desnecessárias para melhorar a clareza e facilitar a localização e tradução de conteúdo.
Glossário: Oferece definições claras para termos técnicos e jargões, alinhando a compreensão de toda a equipe e facilitando o onboarding de novos membros.
Repositório de Microcópias: Estabelece diretrizes e exemplos de boas práticas para microcópias, como textos de botões e mensagens de erro, impactando positivamente a experiência do usuário.
Guia de Acessibilidade: Garante que o conteúdo seja acessível a todos, com diretrizes sobre textos alternativos, legibilidade, linguagem simples e adaptação para tecnologias assistivas.
Guia de Localização e Internacionalização: Direciona a adaptação do conteúdo para diferentes idiomas e culturas, mantendo a consistência e relevância cultural nas mensagens.
Guia de Suporte: Oferece diretrizes para criar mensagens de erro claras e empáticas, garantindo uma experiência de usuário segura e consistente.
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